Siirry sisältöön

Excel on erinomainen laskentatyökalu. Se muuttuu riskiksi, kun sama tiedosto toimii yhtä aikaa rekisterinä, työjonona, hyväksyntäpolkuna ja koko tiimin ainoana tilannekuvana.

Katso käyttökohteet
  • Yksi ajantasainen tieto
  • Muutoshistoria talteen
  • Automaattiset työvaiheet

Työjonot ja tiedot samaan järjestelmään

Kun tehtävät, vastuuhenkilöt ja asiakastiedot ovat samassa paikassa, työn etenemistä ei tarvitse selvittää erillisistä viesteistä. Järjestelmään rakennetaan tehtävät, joita yrityksessänne hoidetaan.

Ajantasaiset tiedot yhdessä: Rivi

Ajantasaiset tiedot yhdessä

Kaikki käyttävät samaa ajantasaista tietoa ilman tiedostonimiin rakennettua versionhallintaa.

Tietojen tarkistus ja käyttöoikeudet: Vastuu

Tietojen tarkistus ja käyttöoikeudet

Pakolliset tiedot ja hyväksynnät vähentävät puutteellisia kirjauksia. Käyttöoikeuksilla rajataan, kuka voi muuttaa tietoja.

Muutokset tallentuvat historiaan: Tapahtumahistoria

Muutokset tallentuvat historiaan

Muutoksista jää historia, jonka avulla vastuut ja päätökset voidaan selvittää myös myöhemmin.

Kysy Luotsin tekoälyavustajalta

Hallittu siirtymä pois Excelistä

Vanhaa tietoa ei pidä siirtää sellaisenaan ennen yhteisten sääntöjen sopimista.

  1. Säilytettävien tietojen ja sarakkeiden kartoitus

  2. Yhteiset käsitteet, tilat ja vastuuroolit

  3. Tietojen tarkistus ja koesiirto

  4. Rinnakkaiskäytön päättymispäivä ja käyttöönoton tuki

Taulukon raja tulee vastaan yhteistyössä ja ohjauksessa

Kun rivejä kopioidaan tiedostosta toiseen, sarakkeiden merkitys vaihtelee käyttäjittäin ja viimeisin versio elää sähköpostissa, ongelma ei ole taulukon ulkoasu. Prosessi tarvitsee yhteiset säännöt ja yhden luotettavan tietolähteen.

Korvaava järjestelmä voi silti olla yhtä suoraviivainen kuin tuttu taulukko. Siihen voidaan yhdistää käyttöoikeudet, muutoshistoria ja automaattiset ilmoitukset ilman erillisiä taulukoita.

Tutustu palveluun

Työnkulusta käyttöön

Ensin ymmärretään työ, sitten yhdenmukaistetaan säännöt ja vasta sen jälkeen rakennetaan automaatio.

Kysy järjestelmän toteutuksesta

  1. Nykyinen työnkulku

    Käymme läpi työvaiheet, vastuuhenkilöt ja tarvittavat tiedot sekä sen, miten virheet korjataan.

  2. Yhteiset työtavat

    Sovimme, mitä tietoja kirjataan, kuka vastaa kustakin vaiheesta ja milloin työ on valmis.

  3. Rajattu toteutus

    Toteutamme ensin yhden työtehtävän alusta loppuun ja yhdistämme siihen tarvittavat tiedot.

  4. Käyttöönotto

    Opastamme käyttäjät, sovimme siirtymisestä uuteen työtapaan ja seuraamme sen toimivuutta.

Taulukosta hallituksi prosessiksi

Tavoite ei ole rakentaa monimutkaista järjestelmää, vaan poistaa taulukon kasvusta syntynyt epävarmuus.

Versiot

Useita kopioita ja epäselvä viimeisin tiedosto

Yksi ajantasainen näkymä ja tallennettu muutoshistoria

Vastuut

Värit, kommentit ja suulliset sopimukset

Nimetty omistaja, tila ja seuraava toimenpide

Laatu

Kaavat ja syötöt rikkoutuvat huomaamatta

Tarkistetut tiedot, rajatut oikeudet ja automaattiset tarkistukset

Näiltä sivuilta löydät lisätietoa toteutustavoista, kustannuksista ja palvelun käytöstä.

  1. 01 · Digitaaliset järjestelmät

    Tarjouslaskenta yritykselle

    Tarjouslaskentajärjestelmä kokoaa hinnat, katteet, hyväksynnät ja dokumentit hallituksi tarjousprosessiksi. Nopeuta vastausta ja vähennä virheitä.
  2. 02 · Digitaaliset järjestelmät

    Asiakasrekisteri yritykselle – yhteiseen käyttöön

    Yrityksen asiakasrekisteri kokoaa yhteystiedot, historian, vastuut ja suostumukset yhteen hallittuun näkymään. Valitse vain tarpeellinen tieto.
  3. 03 · Digitaaliset järjestelmät

    Järjestelmäintegraatio yritykselle

    Järjestelmäintegraatio siirtää tiedon luotettavasti oikeaan paikkaan ja vähentää käsityötä. Määritä lähde, omistajuus ja poikkeustilanteet ennen toteutusta.

Muutetaan taulukko toimivaksi työkaluksi

Näyttäkää nykyinen tiedosto ja siihen liittyvä työ. Tunnistamme säilytettävän logiikan, poistettavan käsityön ja sopivan ensimmäisen järjestelmäversion.

Ota yhteyttä

Lupaus, joka pitää.

Koskee kirjallisesti sovittua toimituslaajuutta. Uudet ominaisuudet ja laajennukset sovitaan erikseen.

Ota yhteyttä

Kysy pois, me vastaamme. Olemme yhteydessä mahdollisimman pian!

Tietosi ja yhteydenotto

Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten käsittelemme yhteydenottoihin, tekoälyä käyttävään chatiin ja palvelun turvallisuuteen liittyviä henkilötietoja.

Päivitetty 20.9.2026

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on BrivonScale Oy, Y-tunnus 3560430-6, Espoo. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen .

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme yhteydenottolomakkeella tai chatissa antamiasi tietoja vastataksemme yhteydenottoosi, arvioidaksemme palvelutarvettasi ja valmistellaksemme mahdollista yhteistyötä.

Käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen pyynnöstäsi tehtävien, sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen tai BrivonScale Oy:n oikeutettu etu käsitellä ja vastata sille osoitettuihin yhteydenottoihin sekä tarjota chat-palvelu. Palvelun turvallisuuden varmistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi tarvittavia lyhytikäisiä teknisiä tunnisteita käsitellään oikeutetun edun perusteella.

3. Käsiteltävät tiedot

  • Nimi, sähköpostiosoite sekä vapaaehtoisesti antamasi puhelinnumero ja muut yhteystiedot
  • Yrityksen nimi ja Y-tunnus, jos annat ne
  • Yhteydenottolomakkeen viestin sisältö ja lähetysajankohta
  • Chatissa kirjoittamasi viestit, keskustelun aiemmat viestit ja avatun sivun asiayhteys
  • Chatin pohjalta laadittu ja itse tarkistamasi viesti, jos lähetät sen yhteydenottolomakkeella
  • Väärinkäytön estoon tarvittavat lyhytikäiset tekniset tunnisteet

4. Chatin tekoälykäsittely

Chat käyttää Gemini-tekoälypalvelua vastausten ja viestiluonnosten muodostamiseen. Sille lähetetään käsiteltävä chat-teksti, tarvittava keskusteluhistoria ja julkisen sivun asiayhteys. Chat-tekstistä tunnistetut yhteystiedot poimitaan selaimessa erilliseen lomakkeeseen ja poistetaan tekoälylle lähetettävästä tekstistä. Lomakkeen kenttiä tai siihen tekemiäsi viestimuokkauksia ei lähetetä tekoälypalvelulle. Lomake avataan ja yhteydenotto lähetetään vain omasta valinnastasi.

Chatia ei ole tarkoitettu henkilötietojen, salassa pidettävien tietojen tai muiden arkaluonteisten tietojen käsittelyyn. Älä kirjoita tällaisia tietoja chat-viestiin.

Palveluntarjoaja ei käytä sille välitettyjä pyyntöjä ja vastauksia omien tuotteidensa parantamiseen. Se voi kuitenkin säilyttää niitä rajatun ajan kielletyn käytön havaitsemista sekä lakisääteisiä tai viranomaisille tehtäviä luovutuksia varten. Chat ei tee automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinuun kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

5. Säilytys

BrivonScale Oy ei tallenna tavallisen chat-keskustelun sisältöä omaan asiakasrekisteriinsä. Kelluvan chatin keskustelu ja yhteydenottoluonnos säilyvät sivun muistissa. Sivun lataaminen uudelleen tyhjentää ne. Tekoälypalvelulle lähetettyjä pyyntöjä ja vastauksia palveluntarjoaja voi säilyttää rajatun ajan edellä kuvattuihin turvallisuus- ja lakisääteisiin tarkoituksiin.

Yhteydenottopyyntö muodostuu vasta, kun hyväksyt tietojen käsittelyn ja painat lomakkeen lähetyspainiketta. Lähetämme silloin tarkistamasi viestin ja lomakkeen yhteystiedot yhteydenoton käsittelyyn. Säilytämme yhteydenottoja lähtökohtaisesti enintään 12 kuukautta asian viimeisestä käsittelystä. Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos sopimus, lakisääteinen velvoite tai oikeusvaade sitä edellyttää. Väärinkäytön eston rajoituslaskurit poistuvat, kun niiden tekninen säilytysaika päättyy.

6. Vastaanottajat ja siirrot

Tietoja käsittelevät vain ne BrivonScale Oy:n henkilöt, joille se on tehtävän kannalta tarpeen. Chatin tekninen tekoälypalveluntarjoaja käsittelee sille välitettyjä tietoja BrivonScale Oy:n henkilötietojen käsittelijänä. Käytämme myös muita teknisiä palveluntarjoajia esimerkiksi viestien välittämiseen, palvelun suojaamiseen ja väärinkäytön estoon.

Tekniset palveluntarjoajat ja niiden alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällaiset siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, EU:n vakiosopimuslausekkeiden tai muun lainmukaisen siirtoperusteen ja asianmukaisten suojatoimien nojalla.

7. Oikeutesi

Sinulla voi olla oikeus tarkastaa tietosi, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.

Voit myös tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Henkilöllisyytesi voidaan tarvittaessa varmentaa tietojesi suojaamiseksi.